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10 Tipps für nervenschonende E-Mails

Wusstest du, dass in großen Unternehmen im Schnitt 20.000 interne Mails am Tag verschickt werden? Der Donnerstag gilt als der Mail-intensivste Tag, am Freitag hingegen wird am wenigsten elektronische Post versandt. Die meisten Mails werden übrigens zwischen 9:00 und 11:00 Uhr verschickt: Der Vormittag, die Rush Hour für E-Mails.
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Was aber kann man tun, um der nicht enden wollenden E-Mail-Flut im Eingangskorb Einhalt zu gebieten? Expertin Gabriele Schendlinger, zuständig für die interne Kommunikation der T-Systems Austria GesmbH, weiß Rat: Mit ihren zehn Tipps für bessere E-Mails sparst du Zeit und schonst Nerven – bei dir selbst und deinen Kollegen!

1. Wähle den passenden Kommunikationskanal

Bevor du eine neue Mail anlegst, denk darüber nach, was du erreichen möchtest und ob eine E-Mail tatsächlich dafür geeignet ist. Musst du ein Problem lösen, ruf lieber direkt an. Möchtest du einen komplizierten Sachverhalt erklären oder einem Kollegen etwas Dringendes sagen, suche das persönliche Gespräch. Das gilt auch, wenn du vertrauliche Inhalte, die keiner schriftlichen Dokumentation bedürfen, vermitteln musst.

2. Wähle den richtigen Adressaten

Überlege dir vor dem Schreiben, welche Person der richtige Adressat für deine E-Mail ist, bevor du sie automatisch an eine ganze Gruppe schickst. Schreibst du immer an den größtmöglichen Verteiler, erreichst du damit nur, dass sich am Ende niemand zuständig fühlt und bleibst selbst auf dem Thema sitzen.

Das gleiche gilt auch für die Cc-Funktion. Viele Manager filtern Nachrichten, bei denen sie auf Cc gesetzt sind, sofort aus. Außerdem: Cc-Mails lösen keine Aktion beim Empfänger aus und werden deshalb nicht bearbeitet! Wenn es etwas zu entscheiden gibt oder du auf eine Antwort wartest, dann richte die E-Mail direkt an den Empfänger.

3. Formuliere eine aussagekräftige Betreffzeile 

Mit einem Blick auf die Betreffzeile sollte klar sein, worum es in der Mail geht. Dann kann es der Empfänger gleich einordnen. Tipp: Der Vermerk „ACT“ am Beginn zeigt an, dass etwas zu tun ist – der Vermerk „INFO“ weist darauf hin, dass nur informiert wird. Achte auch darauf, dass du den Betreff inhaltlich aktualisierst, wenn du alte Mails als Vorlage für eine neue Mail verwendest – das wird oft vergessen.

4. Schreibe kurze und strukturierte E-Mails

Das Schöne an E-Mails ist, dass sie sich schnell und einfach verschicken lassen. Je länger die Nachricht wird, desto länger schreibt ihr daran und desto länger braucht der Empfänger zum lesen. Beide Seiten können durch kurze Mails also Zeit einsparen.

Zusätzlich hat jede gute strukturierte E-Mail eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss. Deine Sätze sollten kurz und nicht zu verschachtelt sein. Wenn drei oder mehr Punkte enthalten sind, empfehlen sich Aufzählungszeichen. Verzichte auf sehr lange Begrüßungs- und Verabschiedungsfloskeln: Wie es deinem Kollegen geht, kannst du besser in einem persönlichen Gespräch erfragen. Bei Terminen und Besprechungen ohne vorherige Absprache, müssen die Teilnehmer folgende Informationen vom Absender erhalten:

  • Thema der Besprechung
  • Ziel
  • kurze Agenda
  • ist etwas vorzubereiten

5. Nutze „hohe Priorität“ nur, wenn es wirklich dringend ist

Gehe sparsam beim Setzen der Kategorie „Priorität hoch" um: Wenn deine Mails ständig dringend sind, wird das von keinem Empfänger mehr ernst genommen. Deine Mail wird dann vielleicht nicht schnell bearbeitet, wenn es einmal wirklich wichtig ist.

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Gabriele Schendlinger

6. Vertrauliche E-Mails verschlüsseln

E-Mails mit vertraulichem Inhalt sollten immer vor dem Versand verschlüsselt werden – in der Regel bieten größere Unternehmen diese Möglichkeit an.

7. Anhänge im richtigen Format versenden

Wenn du Dateien verschickst, verwende bevorzugt das PDF-Format für den Anhang. Erstens stellst du so sicher, dass dein Dokument nicht ungewollt verändert werden kann und zweitens belegen die vergleichsweise kleineren PDF-Dateien deutlich weniger Speicherplatz in den Postkörben.

8. Erwarte am Wochenende oder spät am Abend keine Antwort

Was ist, wenn dich ein Gedankenblitz am Wochenende trifft – die zündende Idee für ein Projekt? Halte ihn in einer Mail fest und schick es deinen Kollegen - erwarte aber keine Antwort! Die übliche E-Mail Netiquette, innerhalb von 24 Stunden (bei Verfügbarkeit) zu antworten, gilt am Wochenende nicht. Sollte es sich wirklich um eine dringende Ausnahmesituation handeln, ist der Griff zum Handy oder eine rasche SMS sicher der effektivere Weg. Doch auch hier gilt – am Wochenende kann berufliche Erreichbarkeit nicht verlangt werden.

9. Vorsicht bei E-Mail-Ketten

Manchmal ist es sinnvoll, wenn alle Beteiligten die gesamte Konversation zu einem Thema verfolgen können. Aber Achtung: Oft wird beim schnellen Weiterleiten nicht geprüft, ob beispielsweise in der dritten E-Mail von unten eine Information oder Bemerkung steht, die der neue Empfänger nicht erhalten soll. Sei es, weil ihn diese Information nichts angeht oder die Konversation für ihn nicht mehr relevant ist. Nicht nur als Erstabsender, sondern auch als Weiterleiter hast du Verantwortung für das, was du weiterschickst!

10. Vermeide die „Allen antworten" Funktion

Wenn eine Antwort eingefordert wird, solltest du grundsätzlich nur dem Absender antworten. Außer alle Adressaten müssen gemeinsam über etwas informiert werden oder eine Entscheidung treffen – zum Beispiel, wenn eine Aufgabe in die Runde geschickt wird und du dich bereit erklärst, sie zu übernehmen. Dann ist direkt für alle klar, wer sich darum kümmert.

Dank der Tipps von Gabriele Schendlinger sollte effektiver Kommunikation per E-Mail nun nichts mehr im Weg stehen. Hoffentlich schneiden sich auch deine Kollegen eine Scheibe davon ab! Du willst noch mehr über das Thema E-Mails erfahren? Hier findest du Tipps zu angemessenen Grußformeln in E-Mails.