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5 nützliche Methoden für erfolgreiches Selbstmanagement

Mit diesen Tipps gelingt dir ein stressfreier Arbeitsalltag

Janin Istenits 17.01.2017
Nicht nur Studenten, sondern auch Berufstätige scheitern immer wieder am eigenen Zeit- und Selbstmanagement. Denn trotz zahlreicher Grundlagen, die uns in der Schule und im Studium vorgestellt werden, ist es gar nicht so einfach, die Zeit bei der Arbeit sinnvoll zu nutzen, im Alltag konstruktiv zu arbeiten sowie Ziele in einem angemessenen Zeitrahmen zu erreichen.

Trotz guter Absichten kommt es dann eben doch mal dazu, dass das Projekt erst auf den letzten Drücker fertiggestellt wird und nicht das gute Zeitmanagement, sondern der Zeitdruck der dominante Faktor war. Damit dir das im Beruf nicht mehr passiert, du genügend Zeit für deine Aufgaben hast und jeden Tag strukturiert und erfolgreich beginnen kannst, haben wir für dich 5 nützliche Methoden für ein gelungenes Selbstmanagement zusammengestellt.  

#JobEinstieg: Methoden fürs Selbstmanagement
Strukturiert und erfolgreich durch den Arbeitsalltag

1. Die Eisenhower-Methode

Bei der Eisenhower-Methode teilst du deine Arbeit ganz einfach in vier Kategorien ein, die dir zeigen sollen, welche Priorität die jeweilige Aufgabe hat. Diese Methode hilft dir, Prioritäten zu setzen und Aufgaben, die nicht ganz so eilig sind, auch mal nach hinten zu verschieben. Mit den Verweisen "wichtig"/"nicht wichtig" beziehungsweise "eilig"/"nicht eilig" kannst du schnell Struktur in deinen Aufgabenliste bringen und sicherstellen, dass keine wichtigen Deadlines versäumt werden.

2. Die ABC-Methode

Auch die ABC-Methode folgt dem Prinzip der Einteilung der Aufgaben in Kategorien, um dich beim Selbstmanagement zu unterstützen. Diese Methode kannst du ganz einfach im Team-Meeting anwenden, wenn sich einige Mitarbeiter unsicher sind, welche Aufgaben und Ziele besonders wichtig sind. Verteilt dazu ganz einfach die Buchstaben A bis C: A für sehr wichtige Aufgaben, B für Aufgaben mit hoher Priorität und C für kleinere Aufträge, die auch aufgeschoben werden können.

Durch die Verteilung dieser Etiketten wird sich auch dein Arbeitsalltag verändern – denn so schaffst du nicht nur Raum für die wirklich wichtigen Aufgaben, sondern auch kleine Zeitfenster für die C-Aufgaben: Wenn ein großes Projekt abgeschlossen ist, entsteht so schnell ein kleiner Puffer für die kleineren Aufgaben bis zum nächsten Auftrag.

3. Die ALPEN-Methode

Bei der ALPEN-Methode handelt es sich um eine ausgereifte Methode, die dir bereits in einer kompakten To-do-Liste aufzeigt, wie du Aufgaben im Arbeitsalltag mit Erfolg bewältigst und Ziele sicher erreichst. Die Buchstaben im Namen stehen somit für bestimmte Prozessschritte, die du ganz einfach im Laufe des Tages abarbeitest:

  • A steht für die Aufgaben, Aufträge und Projekte, die sich derzeit auf deinem Schreibtisch befinden. Diese müssen im ersten Schritt erfasst werden.
  • L steht für die Länge, die in etwa für die gesamte Arbeit eingeplant wird.
  • P steht für mögliche Pufferzeiten, die du für dich und dein Team einplanst.
  • E steht für die Entscheidungen, die getroffen werden müssen, um die Arbeit zielführend zu bearbeiten. Dazu gehört die Priorisierung der Aufgaben und bei Teamarbeit die Klärung der Zuständigkeiten.
  • N steht für die Nachkontrolle und Evaluierung, die zwingend notwendig ist, um den Arbeitsablauf gegebenenfalls zu verbessern.

4. Die SMART-Methode

Die SMART-Methode beruft sich auf eine Art To-do-Liste, die dir konkret dabei helfen soll, den Überblick bei der Arbeit zu behalten und dich selbst zielführend zu managen. Das Akronym steht in diesem Fall für wichtige Begriffe, die als Zielsetzungen für deinen Arbeitsalltag fungieren.

  • S - Spezifisch Versuche stets, spezifische Ziele klar und präzise zu formulieren, schwammige Ziele solltest du überdenken und eindeutiger formulieren.
  • M - Messbar Denke daran, dass die Ziele messbar sein sollten, damit du danach entscheiden kannst, ob du Erfolg hattest oder nicht – ansonsten ist das Ziel zu schwammig.
  • A - Akzeptabel Berücksichtige auch die Bedürfnisse deines Gegenübers oder Kunden: Ist er damit einverstanden, wie das Ziel erreicht wird?
  • R - Realistisch Sei bei der Formulierung deiner Ziele immer selbstkritisch und ehrlich: Ist es wirklich möglich, das Ziel zu erreichen?
  • T - Terminiert Gelingt es dir, eine klare, realistische und erreichbare Terminvorgabe zu formulieren?

Diese Zielsetzungen eignen sich für jegliche Art von Aufgaben im Arbeitsalltag. Insbesondere bei der Arbeit mit Kollegen oder Kunden kann es sehr sinnvoll sein, sie zu berücksichtigen. Mache dem Team oder jeweiligen Kunden verständlich, was du unter den jeweiligen Zielsetzungen verstehst. Auf diese Weise vermeidest du etwaige Missverständnisse und zeigst, dass dein Zeitmanagement auf logischen Gedankengängen und erprobten Methoden basiert.

5. Der gewohnte Arbeitsalltag

Selbstmanagement kann jedoch auch verwirklicht werden, indem du aus allen voran genannten Methoden lernst und dennoch deinen eigenen Weg entwickelst. Zeit- und Selbstmanagement ist natürlich immer von der jeweiligen Person abhängig – manche Menschen können viel mehr Arbeit am frühen Morgen bewältigen als andere. Der Nachmittag eignet sich eventuell als beste Arbeitszeit für echte Morgenmuffel. Und manche Menschen, die lieber entspannter in den Morgen und Mittag starten, blühen erst am Abend so richtig auf.

Wichtig ist, dass du herausfindest, welcher Typ du bist und welche Art von Zeitmanagement in deinem Unternehmen möglich ist. Flexible Arbeitszeiten und mögliche Homeoffice-Angebote werden in Unternehmen zunehmend selbstverständlicher.

Jeder Mensch startet anders in den Tag und erledigt seine Aufgaben in einem anderen Tempo und Rhythmus. Auch erfordert jeder Job unterschiedliche Vorgehensweisen. Wir empfehlen daher, dass du verschiedene Methoden ausprobierst, um schließlich ein individuelles Selbstmanagement zu entwickeln.

Dein strukturiertes Vorgehen wird auch im Büro nicht unbemerkt bleiben. Das Teamwork mit deinen Kollegen spielt sich viel besser ein, wenn auch du weißt, welche Aufgaben wann erledigt werden und wann beispielsweise Zeit für eine spontane Besprechung sein könnte.

Vom perfekten Zeitmanagement profitierst eben nicht nur du, sondern auch all deine Kollegen! Wir wünschen dir viel Erfolg beim Umsetzen unserer Tipps und Methoden zum erfolgreichen Selbstmanagement!