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Als Vorstandsreferent zu arvato!

Melanie Pölking 23.11.2015
Entscheidungen auf höchster Ebene treffen, strategische Richtungen mitbestimmen, bei Vorstandssitzungen dabei sein – die Aufgaben eines Vorstandsreferenten/Executive Assistant sind ebenso vielfältig wie spannend!

Und sie könnten für dich schon bald zur Realität werden: arvato sucht derzeit einen Executive Assistant/Vorstandsreferenten, der die Nachfolge von Ralph Zeller antritt. Der 27-Jährige ist seit August 2014 Assistent von Michael Weinreich, Vorstandsmitglied bei arvato, und berichtet hier von seinen Aufgaben:

Wie gestaltet sich Ihre Tätigkeit als Executive Assistent von Michael Weinreich?

Ralph Zeller
Ralph Zeller, Vorstandsreferent bei arvato

Die Basis bilden unterstützende Tätigkeiten. Dazu gehören die inhaltliche Vorbereitung von Vorstandssitzungen und die Erstellung von Präsentationen. Einmal im Monat schreibe ich auch ein Protokoll vom Vorstandsmeeting. Den Großteil meiner Zeit bin ich aber in strategisch wichtige Großprojekte auf internationaler Ebene involviert, die direkt dem Vorstand unterstellt sind. Darüber hinaus stehen die strategische Ausrichtung und ihre Durchsetzung im Fokus meiner Tätigkeit. Zum unternehmerischen Teil meiner Aufgaben gehört es, neue Geschäftsfelder für das Unternehmen zu erschließen oder bisherige Geschäftsfelder auszubauen.

Wie zeitintensiv ist Ihr Job?

In der Regel bin ich Montag bis Freitag sehr gut beschäftigt. Tätigkeiten am Wochenende versuche ich zu vermeiden, was nicht immer klappt.

Wovon haben Sie bisher am meisten profitiert?

Zum einen ist das Umfeld auf dieser Ebene in den meisten Unternehmen stark geprägt von verschiedenen politischen Interessen. Ich bin dankbar, den sicheren und erfolgreichen Umgang damit bereits zu Beginn meiner Karriere gelernt zu haben. Außerdem baut man sich ein sehr gutes Netzwerk auf, das einem sicherlich nach der Referentenzeit zu Gute kommt. Man könnte sagen: Die Position ist ein Sprungbrett.

Was ist das Einzigartige an der Arbeit als Vorstandsreferent/Executive Assistant?

Man ist hautnah dran an allen strategischen Entscheidungen! Man prägt diese zum Teil mit und gibt je nach Situation eine Empfehlung ab, der dann gefolgt wird – das ist für mich immer wieder beeindruckend und zeigt, wie sehr die eigene Arbeit wertgeschätzt wird. Michael Weinreich ist ein großer Unterstützer der genau dieses Engagement fordert und fördert – das ist klasse!

Welche drei Eigenschaften sollte ein potenzieller Kandidat auf jeden Fall mitbringen?

Pragmatismus, Optimismus und Fairness! Ein potenzieller Kandidat sollte vor allem gewillt sein, Dinge in die Hand zu nehmen und selbstständig umzusetzen. Bei einigen Themen ist eine Rücksprache mit dem Vorstand nicht möglich, sodass die Entscheidung mit gesundem Pragmatismus selbst getroffen und umgesetzt werden muss.

Wichtig ist, bei all der Arbeit und den politischen Interessen, positiv zu bleiben. In einer Schnittstellenfunktion wie dieser hat man täglich mit sehr vielen Personen zu tun. Das Gefühl, das man dabei transportiert, ist immer wichtig – auch wenn man mal einen schlechten Tag hat oder eine Entscheidung gerade nicht in die gewünschte Richtung läuft.

Auf dieser Position liegt sehr viel Aufmerksamkeit, intern wie extern. Man ist direkter Ansprechpartner des Vorstands. Deshalb ist es besonders wichtig, durch das eigene Auftreten und durch die Entscheidungen, die man trifft, mit allen Personen fair und respektvoll umzugehen. Wer versucht, mit dem Namen des Chefs aufzutrumpfen, wird es schwierig haben und kaum Unterstützer im Unternehmen finden.

Gibt es auch Eigenschaften, die in Ihrer Position überhaupt nicht gefragt sind?

Das Aufgabenfeld an der Seite eines Vorstands ist sehr breit. Es prasselt eine unglaubliche Anzahl an Informationen auf einen ein. Dabei ist es wichtig, den Überblick zu behalten, richtig zu priorisieren und sich schnell mit einer angemessenen Tiefe in Themen einzuarbeiten, um auskunftsfähig zu sein. Dementsprechend ist Perfektionismus oftmals nicht gefragt, sondern eher hinderlich.

Vielen Dank für das Interview!